Association et fonctionnement
La présentation qui suit précise le mode de fonctionnement interne et la relation contractuelle entre EXSPAU et ses membres.
La présentation qui suit précise le mode de fonctionnement interne et la relation contractuelle entre EXSPAU et ses membres.
EXSPAU est l'association faîtière en charge de la location de l'étage de bureaux, et de la gestion interne des locaux, de la facturation et de la vie associative à l'étage.
Les membres d'EXSPAU sont les sociétés ou personnes participant à la location et aux charges des locaux.
Les membres s'impliquent dans le fonctionnement de l'association.
Dans les années 90, l'Association des Usagers de la Salle Patiño (ADC, Contrechamps, le CIP, Vertical Danse, le festival Archipel) géraient la Salle Patiño (devenue Cité Bleue) et y occupaient des bureaux.
En 1998, l'association devenue Ex-Salle Patiño - Association des Utilisateurs, doit quitter Champel, et s'installe au 3è étage du 8 rue de la Coulouvrenière.
Le bail est conclu au nom d'EXSPAU, le collectif continue à gérer les locaux associativement.
Voir les statuts de l'association.
L'association est à but non lucratif et refacture, loyers, charges et services selon une répartition interne sans profit.
Une partie des tâches administratives et le ménage hebdomadaire sont assumées par mandat
Les tâches quotidiennes de tri des déchets, maintenance de l'imprimante commune, accueil courrier, vaisselle, divers sont assumées collectivement et spontanément. Les tâches exceptionnelles (aménagements, projets...) sont définies et exécutées collectivement ou par mandat exceptionnel.
VOIR : entretien et maintenance
Un mandat d'environ 4 heures par mois est assumé pour la tenue de la comptabilité, la production des factures et la correspondance courante.
Ce mandant est en principe assumé par une personne membre d'EXSPAU.
Détail du cahier des charges :
refacturation interne : charges, services, divers, classement et archivage
comptabilité : tenue et bouclement, classement et archivage hors vérification et bouclement certifié
suivi courrier et relations services externes : prestataires, régie, divers courants, classement et archivage
gestion imprimante : comptes, relevés consommation.
gestion abonnement Swisscom EXSPAU : administration numéros fixes, refacturation, divers courants
référent non exclusif réseau informatique : connaissance de base et documentation du réseau, hors compétences spécialisées
communication interne : procès verbaux, annonces, coordinations courantes
locaux : registre interne, documentations diverses
Hors ce mandat, les taches courantes ou particulières telles que décrites plus haut ("FONCTIONNEMENT") sont assumées bénévolement par les membres, selon leurs disponibilités, ou déléguées par mandat exceptionnel.
Toute association, société, raison individuelle etc... utilisant des locaux loués par EXSPAU acquiert de facto la qualité de membre d'EXSPAU, participe à sa gestion, à l'Assemblée Générale, et s'acquitte mensuellement de sa participation au loyer et aux charges diverses.
Chaque membre dispose d'une voix décisionnelle, chaque personne fréquentant l'étage dispose d'une voix consultative.
Du point de vue juridique, la mise à disposition de ses locaux par EXPSAU est assimilée à de la sous-location. mais du point de vue d'EXSPAU, la vie à l'étage est assimilée à de la co-location, en gestion associative et conviviale.
La sous-location ou co-location d'un espace par unE membre d'EXSPAU ne peut se faire qu'avec l'accord de l'assemblée générale.
Il n'y a pas à ce jour de contrat écrit.
La relation contractuelle est orale, repose sur la confiance mutuelle, l'approbation de l'assemblée générale et est sanctionnée par la facturation interne.
Les membres s'engagent à respecter des règles de convivialité fondées sur le dialogue, la communication et la coordination entre les membres et les activités.
Les membres s'acquittent des factures émises à l'interne dans les délais et respectent un délai de résiliation de deux mois.
La facturation interne répartit les charges au prorata des mètres carrés occupés par chaque membre.
Loyer (le loyer versé mensuellement à la régie)
Chauffage (les charges énergétiques de l'immeuble)
Eau, électricité (les factures SIG)
Extincteurs (un exticteur disponible dans le corridor, avec contrat de maintenance)
Assurances (une RC et un contrat collectif regroupant les inventaires des membres)
Journal Le Courrier (abonnement annuel papier)
Journal La Tribune de Genève (abonnement annuel papier)
Journal Le Temps (abonnement annuel papier)
Cotisation ASLOCA
fibre optique, internet 1Gb
Administration Exspau (un petit mandat d'administration interne)
Réserve Exspau (la caisse, les dépenses courantes, petites fournitures et les dépenses spéciales : projets, aménagements...)
ménage (mandat de nettoyage hebdomadaire de l'ensemble des locaux. Personne employées par contrechamps, refacturation via EXSPAU)
Elle correspond à environ 2 loyers.
La garantie est au nom d'EXSPAU, mais chaque nouveau membre acquiert sa part, proportionnelle à la surface de son espace. Cette part lui est restituée à son départ.
L'échéance pour le paiement de chaque facture est au premier du mois qui précède le LOYER dû.
Autrement dit, une entrée au 01 janvier exigera le paiement au 01 janvier de la facture de janvier ET de février.
Exspau constitue ainsi une réserve de liquidités en cas de besoin urgent, de même que la facture anticipée et la part de la garantie loyer sont une garantie interne en cas de départ, la dédite étant ainsi de 3 mois.
En principe, hors situation exceptionnelle, la facturation ne change pas au cours de l'année. En janvier, une 13è facture pour l'an écoulé est émise, rectifiant les différences comptables : boni ou mali SIG, chauffage, etc...
Le café est en prix libre, indicatif 0.5 chf. La caisse ainsi alimentée doit suffire au renouvellement du stock de café en grains et de sucre, et idéalement permet d'offrir un repas de fin d'année à l'ensemble des personnes travaillant à EXSPAU.
Le copieur est loué par EXSPAU mensuellement 250chf/ht, et le fournisseur nous facture en sus la consommation à la copie.
Chaque membre ou personne peut disposer d'un compte utilisateur, et se voit alors facturer sa consommation et une part de la location.
Voir page détaillée sur la facturation.